Hạn chế quyền PDF — cấm in, sao chép, chỉnh sửa

Hạn chế quyền trong PDF hoạt động theo cách nhiều người hiểu sai, nên nói rõ ngay từ đầu: đó là các cờ đánh dấu ghi trong file, còn việc tôn trọng chúng là do trình đọc. Adobe Reader, Foxit, trình đọc PDF của Chrome và của điện thoại đều tuân thủ — chúng sẽ làm mờ nút in, chặn bôi chọn chữ đúng như bạn đặt. Nhưng một phần mềm cố tình bỏ qua cờ đó thì vẫn in và vẫn copy được.

Hạn chế quyền PDF gắn các cờ này vào file. Hiểu đúng nó làm được gì thì mới dùng đúng chỗ.

Mở công cụ Quyền hạn PDFCấm in, sao chép, chỉnh sửa

Mục lục

Ngăn được ai, không ngăn được ai

Ngăn được: người nhận bình thường, dùng phần mềm bình thường, không có ý đồ gì. Đồng nghiệp vô tình sửa nhầm bảng số liệu, khách hàng in bản báo giá ra phát cho người khác, nhân viên copy nguyên đoạn hợp đồng mẫu sang tài liệu của họ. Đây là phần lớn tình huống thực tế, và chặn được nhóm này đã giải quyết được phần lớn vấn đề.

Không ngăn được: người biết mình đang làm gì. Công cụ gỡ quyền có sẵn khắp nơi, và kể cả không gỡ thì vẫn chụp màn hình được.

Vậy nên đừng dùng cờ quyền để bảo vệ thứ thật sự không được lộ. Thông tin nào không được phép ra ngoài thì xoá hẳn khỏi file trước khi gửi, hoặc đừng gửi.

Bốn quyền tắt được

Hai nút tắt nhanh: "Cấm tất cả" đưa file về chế độ chỉ đọc, "Cho phép tất cả" mở lại hết. Phải cấm ít nhất một thao tác thì mới gắn quyền được — không cấm gì thì gắn quyền chẳng để làm gì.

Một điều công cụ giữ nguyên bất kể bạn chọn gì: quyền trợ năng cho phần mềm đọc màn hình. Người khiếm thị vẫn đọc được tài liệu. Đây là lựa chọn có chủ đích và đúng đắn — chặn in là một chuyện, chặn người khiếm thị tiếp cận thông tin là chuyện khác.

Mật khẩu chủ: để trống là mất quyền sửa lại

Mật khẩu chủ là thứ dùng để gỡ hoặc đổi quyền về sau. Đây là chỗ dễ mất công nhất:

Nếu bạn để trống, công cụ tự sinh một mật khẩu ngẫu nhiên mạnh mà bạn không biết. File được bảo vệ tốt, nhưng chính bạn cũng không gỡ lại được nữa. Ba tháng sau cần bỏ chặn in để gửi bản mới, bạn sẽ phải làm lại từ file gốc — nếu còn giữ.

Khuyến nghị: tự đặt mật khẩu chủ và lưu lại, hoặc bấm nút tạo ngẫu nhiên rồi chép chuỗi đó vào chỗ bạn lưu mật khẩu. Chỉ để trống khi bạn chắc chắn không bao giờ cần sửa lại, và vẫn giữ file gốc chưa gắn quyền.

Lưu ý: mật khẩu chủ không phải mật khẩu mở file. Người nhận vẫn mở tài liệu bình thường, không cần nhập gì cả.

Làm

Nạp một file PDF chưa đặt mật khẩu. File đang khoá thì công cụ báo và dừng — gỡ mật khẩu trước.

Tắt các quyền cần cấm, đặt mật khẩu chủ, bấm "Áp dụng quyền hạn" rồi tải về. Toàn bộ chạy trong tab trình duyệt; khi bạn để trống ô mật khẩu chủ, chuỗi ngẫu nhiên được sinh bằng WebCrypto ngay trên máy bạn.

Quyền được ghi theo cờ quyền của chuẩn ISO 32000 — cùng cơ chế mọi phần mềm PDF dùng — nên file gắn quyền xong hoạt động đúng trên mọi trình đọc tuân thủ chuẩn.

Ba cách bảo vệ, chọn đúng cái

Hạn chế quyền và mật khẩu mở file dùng được cùng lúc, giải quyết hai việc khác nhau.